Ya sea que su oficina sea un armario bien diseñado y convertido en casa o un espacio nuevo y brillante con una dirección comercial, necesita llenarlo con algo más que sus ideas innovadoras. Las herramientas del oficio incluyen la tecnología esencial y un lugar para sentarse. Pero, si piensas parecer y actuar como un profesional, abastécete de los elementos básicos -tecnología, mobiliario, maquinaria y suministros- para gestionar las comunicaciones, el alcance del marketing, las presentaciones y las tareas cotidianas de hacer crecer una buena idea.
1. Anunciarse
Tu tarjeta de visita es un poderoso apretón de manos y un recordatorio de tus servicios e información de contacto. Ese pequeño trozo de papel tiene mucho peso. Hágalo bien y manténgalo al día con tarjetas de alta calidad y de bordes limpios que satisfagan sus necesidades actuales y que cambien a medida que lo haga su negocio. Diseñar e imprimir sus propias tarjetas en la empresa le permite modificar la información para actualizar un sitio web, un correo electrónico o un número de teléfono, añadir o quitar servicios o dirigir su mini-mensaje a clientes específicos. Las tarjetas blancas o de color marfil suelen ser más fáciles de leer. Las tarjetas imprimibles vienen con acabado mate, lino y brillante, superficies aptas para fotos y fondos decorativos, como cielos azules o banderas americanas «fantasma».
2. El lujo del membrete
Su oficina necesita papel con membrete, segundas hojas y sobres, y nada dice «establecido» como una papelería impresa y de diseño limpio. Dependiendo de las comunicaciones de su empresa, también puede necesitar notas o tarjetas rígidas y sobres a juego, folletos, carpetas de bolsillo y sobres grandes. El papel con membrete está disponible en distintos gramajes: 20 libras es ligero, 24 libras parece más sustancial y 32 libras es pesado y lujoso, un claro paso adelante respecto al papel de impresora normal. Ve a lo seguro eligiendo el blanco o el marfil, y limítate a un solo color y a un acabado liso o de lino para toda tu papelería. Considera la posibilidad de utilizar un papel pergamino o especial para las promociones, pero utiliza papel con membrete normal para las comunicaciones cotidianas. Ten a mano sellos de tinta para las facturas de papel «Pagado» y para las anotaciones «Borrador», «Copia de archivo», «Confidencial» y otras anotaciones frecuentes.
3. El arte de sentarse
Pasas muchas horas sentado frente a una pantalla. Haz que tanto tú como tus empleados estéis cómodos y seguros con una iluminación adecuada, un buen escritorio y una silla de apoyo. El mobiliario de oficina incluye archivadores, librerías, mesas de trabajo y un sinfín de necesidades y detalles. Céntrese en las piezas clave para empezar a amueblar su espacio.
Puedes encontrar un escritorio de cualquier configuración, desde un mini carrito rodante para el portátil hasta un impresionante despacho de esquina, de madera de cerezo o de reproducción antigua. Comprando en hipermaterial los materiales de oficina y una silla de oficina podría ahorrarte una buena cantidad del capital para tu empresa y además sus piernas y su espalda; considere una silla ergonómica como una inversión en la aptitud personal. Las lámparas de trabajo ajustables iluminan los retos más espinosos del trabajo. Evalúe todas sus necesidades de mobiliario y busque diseños que le permitan añadir piezas a juego a medida que su negocio crezca.
4. La verdad sobre el software
El software inteligente le ahorra tiempo, dinero y estrés. Necesitarás sistemas compatibles con Microsoft Word para poder interactuar con la mayoría de las oficinas corporativas. Sin embargo, tenga en cuenta que los programas gráficos, el software de contabilidad, la protección antivirus, la gestión de inventarios y el procesamiento de pagos, los programas de autoedición y otras aplicaciones específicas de la empresa también forman parte de cualquier modelo de oficina eficiente de la era digital. Considere la posibilidad de incluir algunos o la mayoría de estos programas de software en su lista de compras. Haga una lista de todas las tareas que realiza cada empleado, busque el software que eleve el listón del rendimiento de adecuado a excelente y determine cuál será su mejor retorno de la inversión. Si eres un empresario en solitario, el software adecuado podría actuar como tu asistente virtual, liberándote de las tareas que sólo tú puedes hacer.