Solo al principio parece que comprar material de oficina es una tarea fácil hasta que te lo encuentras tú mismo. Cantidades calculadas incorrectamente, tiempos de entrega retrasados, productos de mala calidad y empleados nerviosos como resultado de todo esto pueden arruinar su reputación en la oficina. Para mantenerle confiado con asignaciones responsables. El sitio https://www.selfpaper.com le da algunas recomendaciones sobre la organización correcta del soporte de oficina y le ayudaremos a elaborar una lista de suministros de oficina necesarios.
Consejos para una compra exitosa
Una parte importante de cualquier organización es el flujo de documentos y el trabajo de oficina, que no se puede mantener sin los accesorios necesarios. Ninguna oficina puede prescindir de la compra de suministros de oficina , y la mayoría de las veces esta tarea la realizan los gerentes de oficina. En cualquier negocio hay secretos del éxito y no te extrañes, pero en la papelería de oficina también existen. Por ejemplo, para planificar adecuadamente los pedidos futuros, es necesario documentar los nombres, cantidades y volúmenes de los gastos actuales. Esto ayudará a calcular el presupuesto y el surtido para una mayor «reposición». Otros secretos para ordenar con éxito suministros de oficina:
- No guarde. Los suministros de oficina baratos suelen ser productos de baja calidad, que pueden reducir la velocidad del trabajo y las calificaciones de la empresa a los ojos de los clientes.
- Compre todo en un solo lugar. No pierda el tiempo analizando los precios de cada artículo. Elija los productos más consumibles (papel, cartuchos de impresora, carpetas) y compare precios en dos o tres tiendas, estudiando reseñas sobre ellos y plazos de entrega. Elija el más confiable y pida todo lo que necesita en un solo lugar. Cuando recibe productos de diferentes compañías, paga de más por la entrega y gasta más tiempo, y con una compra al por mayor, se le garantiza un descuento y bonificaciones agradables.
- Comprar online. Incluso la oficina más pequeña requiere una gran inversión en material de oficina. Las empresas de renombre no compran en los mercados ni envían gerentes a las tiendas de suministros de oficina, sino que compran en línea. Las tiendas online tienen expertos a los que consultar. También puede estudiar detenidamente el rango, realizar un pedido de cualquier dispositivo, sin interrumpir su trabajo, elegir un método de pago conveniente.
- Mantener estados financieros. Pararse en el departamento de contabilidad y explicar tímidamente por qué no tenía suficiente dinero para las carpetas es una vergüenza, y mostrar un cheque mientras observa las caras satisfechas de sus colegas es un éxito. Las empresas fijan estrictamente los costos y, para no meterse en una posición incómoda, es necesario calcular el presupuesto exacto con anticipación, dejando un pequeño margen. Para ello, analizan los informes de compras pasadas, comparándolos con los precios actuales.
- No espere hasta el último día. No espere el momento en que todo haya terminado, observe el consumo de recursos y reponga las existencias a tiempo. Es una buena idea crear un chat o un libro de tareas donde los empleados escriban sobre lo que necesitan.
- Mantenga una cultura corporativa. Dar preferencia a la papelería en colores corporativos. Tal insignificancia afectará efectivamente la percepción visual de la empresa por parte de los clientes y aumentará el espíritu corporativo. Recibirá puntos adicionales de la gerencia al solicitar pegatinas con el logotipo de la empresa, que se pueden pegar en archivos, sobres.
¿Cómo empezar a pedir material de oficina?
Antes de hacer una estimación, es necesario analizar los gastos de los trimestres anteriores, tomando un período largo (año y medio). Es necesario estudiar el nombre de los bienes más utilizados, su cantidad y costo, comparándolos con las necesidades actuales y la base material y técnica actual de la empresa. Antes de comprar, deberá realizar los siguientes cálculos:
- El número de empleados que trabajan actualmente;
- La tasa promedio de uso de recursos por persona;
- Tasas de consumo de cada artículo.
Al realizar el pedido, debe comenzar desde:
- Detalles de la empresa;
- Diferencias en las necesidades de material de oficina de diferentes departamentos;
- Deberes de los empleados.
Para evitar el uso de los recursos de la oficina para fines personales, se mantiene un informe para cada empleado. Los fondos asignados por el departamento de contabilidad para la compra de suministros de oficina, por regla general, tienen una partida de gastos separada.